Главная › Новости

Как правильно заверить копию документа?

Опубликовано: 06.09.2018

Как правильно прошивать документы?

В современных организациях довольно часто возникает необходимость в том, чтобы сделать копию определенного документа или же выписку из него. Однако подобные бумаги не будут иметь необходимой юридической силы до тех пор, пока вы их соответствующим образом не заверите. Учитывая это, ниже мы бы хотели рассмотреть основные правила заверения копий документов своими силами , а также прибегая к помощи нотариусов.

Когда нужно заверять документы?

Перед тем, как говорить об особенностях заверения копий документов, не помешает перечислить основные ситуации, когда у предприятия может возникнуть такая необходимость. Так, обязательно заверению сегодня, согласно с законом, подвергаются документы, предназначенные для:

Свидетельствование верности копии документа

представления налоговикам; выдачи работникам, участникам; представления во внебюджетные фонды; участия предприятия в аукционе, конкурсе и т.д.

Как заверить документ у нотариуса?

В том случае, если в нормативных документах четко указано, что требуется нотариальное заверение копии документа, то другого выхода у вас нет, придется обращаться именно к нотариусу, ведь в противном случае у вас просто не примут копию бумаги.

Работодатель обязан выдать работнику безвозмездно – Елена А. Пономарева

Нотариальное заверение может потребоваться в различных случаях. Например, в случае, если речь идет о российском представительстве какой-то зарубежной компании, то здесь, для того, чтобы не выплачивать налог на прибыль, предприятию нужна будет нотариально заверенная копия свидетельства о постановке на учет в налоговую.

Довольно часто к нотариальному заверению, компании прибегают в том случае, когда готовятся документы для получения лицензии.

В принципе, при желании, заверить у нотариуса можно абсолютно любую копию документа , причем без обязательства делать это по закону. Например, некоторые предприятия прибегают к такому шагу для того, чтобы повысить к себе уважение, авторитет, увеличить степень доверия. Хотя, стоит понимать, что любое нотариальное заверение потребует от вас дополнительных материальных вливаний, а поэтому без особой нужды обращаться к нему, все же, не стоит.

В том случае, если в муниципальном районе или же поселении не имеется нотариуса , а к нотариальному заверению копии нужно прибегнуть обязательно, имеет смысл обратиться к главе администрации или же специально уполномоченному должностному лицу. Дело в том, что заверенные этими лицами документы будут приравниваться к бумагам, заверенным нотариально.

Как и когда заверять документ можно самостоятельно?

В том случае, если в нормативном документе не идет речи об обязательном нотариальном заверении, никто не будет требовать от вас обязательного похода к нотариусу. Об этом говорят два документа – 2 пункт Указа Президиума СССР за номером 9779-X и более свежий ГОСТ Р за номером 6.30-2003. Хотя отметим, что последний носит рекомендательный характер.

Для самостоятельного заверения отлично подходят копии тех документов, которые были составлены непосредственно на вашем предприятии, то есть письма, приказы, бухгалтерские бумаги и т.д. А вот копии иных документов для самостоятельного заверения доступны только в том случае, если их оригиналы хранятся в вашей компании.

Для того чтобы самостоятельно подтвердить подлинность копий документа , вам нужно будет проставить здесь такие реквизиты, как:

Заверительная надпись. В виде такой надписи обычно используются слова «Копия верна» или «Верно». Указать должность лица, которое заверило копию. В виде такого лица может выступать руководитель компании или же иное лицо, уполномоченное им. Главное, чтобы в компании имелся документ (приказ, доверенность), который бы подтверждал такую возможность. Подпись должностного лица, которое заверило копию. Пожалуй, здесь пояснений не требуется. Расшифровка подписи лица, которое заверило копию. Имеется в виду фамилия и инициалы. Печать. Если речь идет о заверении предпринимателем, у которого нет печати, то документ даже без оттиска будет считаться заверенным. Отметка, что подлинник документа находится в организации. Дата заверения. Этот реквизит является обязательным, хотя суды довольно часто весьма снисходительно относятся к его отсутствию. Указать дату важно с целью доказательства того, что заверение достоверно. Так, существует вероятность, что документ по прошествии времени будет изменен.

А теперь приведем конкретный образец заверения копии документов:

«Верно, подлинник находится в ООО «Старт»

Руководитель кадровой службы       Подпись       А.И. Петренко

Печать

Дата, пример  23 января 2014 г.»

Очень важно при заверении документа обращать внимание на качество подлинника. Так, если здесь недостаточно ясный текст, есть приписки или же подчистки, а также иные, не оговоренные исправления, стоит предупредить получателя сразу же о том, что копию у него могут и не принять.

Также заметим, что заверять копию документа можно двумя способами. Способ первый – отдельно заверить каждый лист копии. Способ второй – прошить все листы копии, пронумеровать их, а потом заверить документ на оборотной стороне последнего листа в месте прошивки. Кстати, в случае, если вы выберете именно второй способ, нужно будет указать количество листов. Сделать это можно, например, так: «Копия на 6 листах верна».

В том случае, если копии документов вам необходимо предоставить ИФНС в рамках проведения налоговой проверки, то, согласно с действующим законодательством, вы можете проставить на них ограниченный набор реквизитов. Среди обязательных реквизитов в данном случае будут значиться только такие:

заверительная надпись; подпись руководителя компании или же лица, уполномоченного им; печать компании.

Указанные выше правила являются требованиями самих налоговиков, которые закреплены соответствующим приказом. Кстати аналогичные ситуации и для некоторых других случаев также нередки. В таких случаях разумнее всего заверять документы в порядке, изложенном в соответствующих приказах.